Поиск документа по номеру, названию, дате, ключевым словам (поиск 1).

Главная

О поисковой системе

Описание поисковой системы

Неділя, 27 травня 2012, 14:27 Переглядів: 17

Режим поиска включается «нажатием» функциональной кнопки «ПОИСК 1». В окне программы появится запрос параметров поиска.

Программа позволяет производить поиск несколькими способами:

Поиск по ключу (индексный поиск)

Быстрый поиск, ведется на основании индексов, которые строятся для заголовков и текста документа.

Базы данных выпускаются в двух вариантах:

Бизнес версия - в базе проиндексированы только заголовки документов (в такой базе данных при запуске режима ПОИСК 1 программа выдает предупреждение об отсутствии индексов текстов;

Профессиональная версия - в базе проиндексированы заголовки и тексты документов.

Установка параметров поиска по ключу (индексу).

Поиск по индексу (ключу) включен по умолчанию и работает следующим образом:

1. В строку «НАЙТИ» запроса параметра поиска (по необходимости) вводится:

ключевое слово из названия или из текста
несколько слов из названия или текста
номер документа

2. Выбирается ключ, по которому производить поиск

«В ЗАГОЛОВКЕ»
« В ТЕКСТЕ»

3. Выбирается параметр поиска «ПОИСК ПО РАЗДЕЛАМ»:

«ПО ВСЕЙ БАЗЕ» - программа будет производить поиск по всей базе
«ПО СПИСКУ РАЗДЕЛОВ» позволяет производить поиск по нескольким разделам одновременно для этого:
выбираете режим «По списку разделов» (устанавливаете флаг напротив данного названия, кнопка выбора раздела при этом становиться активной);
нажимаете на кнопку вызова списка разделов;

в появившемся окне выбираете необходимые разделы

После ввода всех параметров нажатием кнопки «ОК» запускается поиск.

ВНИМАНИЕ! Поиск по индексу является "жестким" поиском - в результате поиска будут присутствовать документы, в которых имеется слова в той форме, в которой Вы их вводили в запрос. Если Вам необходимо произвести поиск в результате, которого должны присутствовать слова с разными окончаниями воспользуйтесь поиском по основе (маске) слова.

Поиск по основе слова (маске).

Этот поиск основан на тех же принципах, что и индексный. Его главное отличие - в строку «НАЙТИ» в окне ввода запроса параметров поиска вводится только основа слова, а вместо окончания ставится значок - * (Пример: нотарі *). Это позволяет значительно расширить параметры поиска, в результатах поиска будут присутствовать все тексты, в которых встречаются слова имеющие основу нотарі .

Однако следует учитывать, что результаты поиска при этом будут менее конкретны. Скорость поиска в этом режиме медленнее, чем в предыдущем.

При наборе нескольких слов в окне запроса поиска Вы можете установить дополнительные параметры

" Как набор слов ", " Фраза целиком ".

" Как набор слов ". Рекомендуется использовать в том случае, если вы точно не знаете названия, номера и т.д. искомых документов.
" Фраза целиком ". Для поиска вводится фраза в том виде, в котором она должна быть в искомых документах.

ВНИМАНИЕ! Старайтесь, как можно тщательней подготавливать запрос поиска (чаще пользуйтесь возможностью ввода нескольких слов или основ слов), чем больше информации Вы введете в параметры поиска, тем больше рутинной работы Вы поручите своему компьютеру, а результаты поиска скорее удовлетворят Вас.

Однако при вводе параметров поиска избегайте слов, которые могут часто встречаться в той базе данных, с которой работаете (например, для «Законодательства Украины» слова «закон» «постановление» и т.п.). Это значительно сократит выбираемый перечень документов и существенно ускорит процесс поиска.

Контекстный поиск.

Контекстный поиск является вспомогательным и используется в тех базах данных, в которых отсутствуют индексы заголовков или текстов.

При отсутствии индексов и попытке запуска поиска по маске программа автоматически переходит из режима индексного поиска в режим контекстного.

Установка дополнительного параметра поиска - поиск по дате

Включение поиска по дате происходит при установке флага в поле - "Поиск по дате", которое приведет к открытию окон для ввода интервала даты - окно ОТ и окно ДО

Ввод даты производится следующим образом:

в правой части окна имеется кнопка для вызова календаря, при помощи которого производиться ввод даты;

при щелчке левой кнопки мыши на текущей дате или фразе "Сегодня" устанавливается текущая дата;
две кнопки "Вперед" "Назад" позволяют, последовательно двигаться по календарю, выбрать необходимое значение;
при щелчке левой кнопки мыши на названии месяца в выпадающем списке Вы можете выбрать необходимое значение;
при щелчке левой кнопки мыши на установленном значении года появляться кнопки при помощи, которых Вы можете установить необходимое значение;
для установки числа необходимо щелкнуть мышью на том числе, которое необходимо.

Установка интервала дат «ОТ» и «ДО» производиться аналогично, контроль введенной даты производится в окне запроса поиска.

ВНИМАНИЕ! Режим поиск по дате или по интервалу дат является вспомогательным режимом, который можно использовать, как дополнительное условие поиска при поиске по ключевому слову или по маске слова. При необходимости его можно использовать, как самостоятельный поиск.

"Только по дате" - режим используется, если вы решили искать необходимые документы только по диапазону дат.

Поиск по выделенной части текста

После выделения части текста нажмите кнопку вызова поиска документа, программа в автомате вставит выделенную часть текста в строку запроса параметров поиска. Введите дополнительные параметры поиска, если это необходимо.

Нажмите OK.

Ограничение по количеству найденных документов

Параметр "Максимальное количество документов" задает количество документов, которые будут отображаться в результате поиска. По умолчанию этот параметр равен 50. Установка этого параметра производится исходя из следующего:

при установке конкретных параметров поиска (номер документа, название, дата, разработчик) количество найденных документов будет невелико и параметр "Максимальное количество документов" может быть установлен на уровне «по умолчанию» т.е. 50;
при установке менее конкретных параметров поиска (поиск по маске) количество найденных документов будет намного больше и параметр "Максимальное количество документов" должен быть установлен на уровне «максимум» т.е. 5000;

Сохранение предыдущего результата поиска

Программа позволяет сохранить максимальное число запросов поиска - 5. При необходимости этот параметр можно изменить, вызвав окно настроек «Вид»/ «Параметры» / закладка «Другое»

Для просмотра предыдущих результатов поиска необходимо нажать на окне запроса параметров поиска кнопку " Предыдущий результат "

и выбрать из списка необходимый, произведенный ранее запрос.

8.7. Формирование сложного запроса .

При необходимости, по предыдущим результатам поиска Вы можете составить сложный запрос, для этого необходимо:

нажать кнопку справа от окна ввода параметров поиска отмеченную тремя точками;

в появившемся окне выделить из имеющегося списка предыдущих результатов поиска необходимые (нажать на клавиатуре клавишу Ctrl и удержив ая ее о тметить необходимые запросы, щелкнув на них левой кнопкой мыши);
выбрать необходимый вид сложного запроса:

o "Общий запрос"- программа произведет поиск документов по новому запросу, в котором присутствуют параметры нескольких предыдущих

o "Общий результат"- программа сформирует результаты поиска из нескольких предыдущих.