Государственная налоговая служба Украины письмом от 17.02.2011 г. № 4485/7/17-0217 Про заповнення Податкової декларації з податку на доходи фізичних осіб направляет для руководства в работе методические рекомендации для подготовки плательщикам налогов налоговых консультаций по вопросам заполнения и подачи налоговыми агентами Налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (далее — Декларация).

1.1. Декларация подается в налоговый орган на бланке установленной формы, которая утверждена приказом ГНА Украины от 31.01.2011 г. № 58 Про затвердження форми Податкової декларації з податку на доходи фізичних осіб (форма размещена на нашем сайте на интернет-странице Справочная/Бланки документов/Налоговая отчетность/Налог на доходы физических лиц).

1.2. Заполнение и подача Декларации распространяется на юридических лиц (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), самозанятых лиц, представительства нерезидентов, которые независимо от их организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами обязаны начислять, удерживать и уплачивать налог на доходы физических лиц в бюджет от имени и за счет физического лица с доходов, начисляемых (выплачиваемых) такому лицу, и являются налоговыми агентами в соответствии с п.п.14.1.180 Налогового кодекса Украины.

1.3. Подача налоговыми агентами Декларации за период, в который осуществлялась ликвидация (прекращение деятельности) налогового агента, проводится до оформления его ликвидации (прекращения деятельности).

1.4. В Декларации указываются все предусмотренные в ней показатели. В каждую строку и соответствующие ее графы проставляется лишь один показатель. В случае отсутствия каких-либо показателей, предусмотренных Декларацией, в этой строке проставляется прочерк.

1.5. Декларация заполняется чернилами, синей или черной пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации или других средств, обеспечивающих сохранение записей в течение установленного срока хранения отчетности. Заполнение карандашом не разрешается.

В Декларации не должно быть подчисток, помарок, малозаметных исправлений, дописок и зачеркиваний (кроме предусмотренных формой Декларации), текста или цифр, которые невозможно прочитать вследствие повреждения листов, их потертости, заливания чернилами либо вследствие других причин.

Орган государственной налоговой службы не принимает к рассмотрению Декларацию, не соответствующую указанным выше требованиям или:

• — содержит текст или цифры, которые невозможно прочитать вследствие повреждения листов, их потертости, заливания чернилами либо вследствие других причин;
• — не подтверждена подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера и не заверена печатью плательщика налога, подписью самозанятого лица.

2. О подаче Декларации

2.1. Декларации подается отдельно за каждый месяц (налоговый период) в течение 20 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного месяца.

Отдельная Декларация за календарный год не подается.

При начислении дохода его отражение в графе 01 является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет.

В случае отсутствия начисления доходов Декларация подается без отражения показателей.

Если последний день срока подачи Декларации приходится на выходной либо праздничный день, то последним днем срока считается следующий за выходным или праздничным операционный (банковский) день.

Если до окончания срока подачи Декларации налоговый агент выявляет ошибки в ранее поданной за текущий отчетный период Декларации, он обязан подать новую Декларацию. При этом штрафные санкции и административные штрафы не применяются, а ранее поданная Декларация отменяется.

2.2. Декларация подается в ОГНС по месту регистрации налогового агента, уполномоченного — юридического лица или его обособленных подразделений, уполномоченных начислять и перечислять налог на доходы физических лиц.

2.2.1. На неповрежденном бумажном носителе формата А4 Декларация заполняется машинописным текстом либо печатными буквами без замазок, зачеркиваний, исправлений и уточнений. Если в информационной строке есть незаполненные поля, они заполняются прочерками. Подача ксерокопии Декларации не разрешается.

2.2.2. Декларация может быть подана ОГНС по добровольному решению налогового агента в электронной форме при условии соблюдения действующего законодательства, регулирующего эти вопросы.

2.2.3. Декларация готовится в двух экземплярах. Один экземпляр подается в ОГНС. Второй — с подписью лица, ответственного за прием Декларации, штампом, полученным при обязательной регистрации Декларации в органе государственной налоговой службы, — возвращается налоговому агенту.

3. О заполнения Декларации

3.1. Заполняемые реквизиты Декларации:

3.1.1. В строке «1» отмечается соответствующая клеточка «Отчетная», «Отчетная за неуполномоченное обособленное подразделение» или «Уточняющая», «Уточняющая за неуполномоченное обособленное подразделение», «Отчетная новая», «Отчетная новая за неуполномоченное обособленное подразделение» в зависимости от того, какая Декларация подается. При наличии более чем одной отметки Декларация считается неправильно заполненной. В случае отметки «Уточняющая» или «Уточняющая за неуполномоченное обособленное подразделение» строки 1 — 8 Декларации не заполняются.

3.1.2. В строке «2» указываются номер месяца и отчетный год или с отметкой «Уточняемый отчетный (налоговый) период».

3.1.3. В строке «3» указывается полное название налогового агента юридического лица, самозанятого лица и физического лица, осуществляющих независимую деятельность, и отмечается соответствующая клеточка «Юридическое лицо» или «Cамозанятое лицо».

3.1.4. В строке «4» указывается код плательщика налога по ЕГРПОУ юридического лица — налогового агента, который подает Декларацию. Заполнение клеточек производится слева направо (дополняется слева нулями до восьми цифр, если значимых цифр менее 8).

Указывается десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки плательщика налога — самозанятого лица — налогового агента или лиц, осуществляющих независимую деятельность (в том числе нотариусов, адвокатов), которые подают Декларацию, и/или серия и номер паспорта (для самозанятых лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налога и известили об этом соответствующий орган ГНС. И имеют отметку в паспорте). Заполнение клеточек производится слева направо.

3.1.5. В строке «5» указываются местонахождение налогового агента, электронный адрес, почтовый индекс, междугородный код, телефон, факс.

3.1.6. В строке «6» указывается местонахождение неуполномоченного обособленного подразделения, за которое подается Декларация, и почтовый индекс, междугородный код, телефон, факс, электронный адрес юридического лица, подающего Декларацию за такое неуполномоченное подразделение.

3.1.7. В строке «7» указывается дата выплаты дохода за отчетный период с учетом норм Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно сроков выплаты заработной платы» от 23.09.2010 г. № 2559-VI (дата выплаты заработной платы за вторую половину месяца).

При неоднократной выплате доходов в отчетном месяце уплата налога осуществляется с соблюдением требований п.п. 168.1.2 Налогового кодекса Украины.

3.1.8. В строке «8» указываются название и код по ЕГРПОУ органа государственной налоговой службы, куда подается Декларация.

3.1.9. В строке «9» указывается общее количество поданных отдельных Деклараций за неуполномоченные обособленные подразделения (отделения). Заполнение клеточек производится слева направо (дополняется слева нулями до трех цифр, если значимых цифр менее 4).

3.1.10. В строке «10» указываются количество лиц, работавших по штату (кроме находящихся в отпуске по уходу за ребенком) и количество лиц, работавших по гражданско-правовым договорам. Заполнение клеточек производится слева направо (дополняется слева нулями ).

4. Блок «Показатели»

В графе «3» указываются суммы в гривнях и отдельно через запятую указываются копейки.

Показатели заполняются без учета доходов и налогов, начисленных (перечисленных) работникам неуполномоченных обособленных подразделений (отделений).

В строке «01» указывается общая сумма доходов за отчетный период, начисленных в пользу физических лиц (кроме доходов, не подлежащих налогообложению, не включаются признаки доходов, по которым налог не удерживается согласно законодательству);

В строке «02» указывается общая сумма доходов за отчетный период, выплаченная (предоставленная) (за минусом взносов и налогов) в пользу физических лиц, в том числе за предыдущие периоды (кроме доходов, не подлежащих налогообложению, не включаются признаки доходов, по которым налог на доходы физических лиц не удерживается согласно законодательству).

В строке «03» указывается общая сумма начисленного (удержанного) налога на доходы физических лиц за отчетный период, удержанная с доходов за отчетной период.

В строке «04» указывается общая сумма фактически перечисленного в отчетном периоде в бюджет налога на доходы физических лиц, в том числе за предыдущие периоды.

В строке «05» указывается сумма налога на доходы физических лиц, начисленная в предыдущих налоговых периодах, но перечисленная в текущем отчетном периоде.

В строке «06» указывается сумма налога на доходы физических лиц, начисленная (удержанная) с доходов в отчетном (налоговом) периоде, но не перечисленная в бюджет в связи с невыплатой (непредоставлением) доходов полностью или частично в срок, определенный в строке 7 Декларации. При полной выплате доходов и перечисленном налоге за отчетный месяц строки 14 и 06 = 0.

В строке «07» указывается сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая уплате за отчетной период (стр. 03 + стр. 05 - стр. 06).

В строке «08» указывается сумма удержанного налога к уплате за все свои обособленные подразделения, не уполномоченные начислять и перечислять налог на доходы физических лиц.

5. Блок «Показатели расчетов налоговых обязательств»

В случае подачи Декларации с отметкой «Уточняющая», «Уточняющая за неуполномоченное обособленное подразделение» строки 01— 08 не заполняются.

В строке «09» указывается сумма к уплате налога на доходы физических лиц по данным ранее поданной Декларации, которая уточняется (уточняемый показатель стр. 07 или сумма строк 01 приложений к налоговой декларации).

В строке «10» указывается уточняющая сумма налоговых обязательств за отчетный период, в котором выявлена ошибка, или сумма строк 02 приложений к Декларации.

В строке «11.1» указывается сумма недоплаты (занижения налогового обязательства), которая увеличивает налоговое обязательство в связи с исправлением ошибки (ошибок) (стр. 10 - стр. 09), если стр. 10 > стр. 09, или сумма строк 03.1 приложений к Декларации.

В строке «11.2» указывается сумма недоплаты (занижения налогового обязательства), которая уменьшает налоговое обязательство в связи с исправлением ошибки (ошибок) (стр. 10 - стр. 09), если стр. 10 < стр. 09, или сумма строк 03.2 приложений к Декларации.

В строке «12» указывается сумма штрафа, начисляемая плательщиком налога самостоятельно в соответствии с п. 50 Налогового кодекса Украины.

В строке «13» указывается сумма пени, начисляемая плательщиком налога самостоятельно в соответствии с п.п. 129.1.2 Налогового кодекса Украины.

6. Блок «Другие показатели»

В строке «14» указывается сумма невыплаченных доходов за отчетный месяц, сумма налога с которой отражается в строке 06 Декларации.

В строке «15» указывается сумма налога на доходы физических лиц, начисленная, но не уплаченная налоговым агентом в бюджет (по состоянию на 01.01.2011 г.) вопреки порядку, действовавшему до вступления в силу этого Кодекса (кроме текущей задолженности за декабрь (переходящей на январь)).

Начисленный доход в Декларации отражается полностью, без вычета налога на доходы физических лиц, единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование и налоговой социальной льготы.

Сумма начисленных доходов, сумма начисленного налога на доходы физических лиц и сумма перечисленного в бюджет налога на доходы физических лиц, сумма начисленного налога на доходы физических лиц за предыдущие налоговые периоды и сумма излишне уплаченного налога на доходы физических лиц за предыдущие налоговые периоды, суммы начисленной пени и штрафа отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками), независимо от того, в какой форме или в какой валюте осуществлялись начисление и выплата дохода.

В строке «Дата подачи налоговой Декларации» налоговым агентом проставляется дата.

В конце Декларации проставляются регистрационный номер учетной карточки плательщика налога, инициалы и фамилия руководителя и главного бухгалтера предприятия, самозанятого лица и проставляется печать (при наличии).

В конце Декларации проставляются отметки служебных лиц органа государственной налоговой службы о внесении данных из Декларации в электронную базу налоговой отчетности (дата, подпись, фамилия, служебные отметки) и результаты проведения камеральной проверки, номер и дата составления акта.

7. О проведении корректировок

Корректирование поданной и принятой Декларации проводится на основании самостоятельно выявленных налоговым агентом ошибок, а также на основании уведомлений об ошибках, выявленных ОГНС.

При необходимости проведения корректировок Декларации до окончания срока принятия (в течение 20 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного месяца) подается новая отчетная Декларация.

Уточняющая Декларация подается в случае необходимости проведения корректировок после окончания срока принятия. Уточняющая Декларация может подаваться как за отчетный период, так и за предыдущие периоды в соответствии со ст. 50 Налогового кодекса Украины.

Заполнение отчетной и уточняющей Деклараций одинаковое и отличается лишь заполнением соответствующих клеточек «Отчетная» или «Уточняющая».

Отчетная и уточняющая Декларации подаются на основании информации из копии предварительно поданной Декларации. Для заполнения также используется информация из уведомлений о выявленных ошибках, которые направляются ОГНС налоговому агенту.

Заполнение Расчета налоговых обязательств по налогу на доходы физических лиц за отчетный (налоговый) период, в котором выявлена ошибка, аналогично заполнению стр. 9 — 13 Декларации. В случае заполнения Расчетов за несколько отчетных (налоговых) периодов в стр. 9 — 13 Декларации заполняются общие суммы по всем расчетам и Декларации.

8. Заключительные положения

Если филиалу, отделению, другому обособленному подразделению юридического лица предоставлены полномочия по начислению, удержанию и уплате (перечислению) в бюджет налога (далее — уполномоченное подразделение), то Декларация в отношении граждан, которым начисляются (выплачиваются) доходы этим подразделением, подается уполномоченным подразделением в ОГНС по своему местонахождению. В реквизитах Декларации указываются данные о таком уполномоченном подразделении как налоговом агенте.

Если филиалу, отделению, другому обособленному подразделению юридического лица не предоставлены полномочия по начислению, удержанию и уплате (перечислению) в бюджет налога, то все обязанности налогового агента по подаче Декларации выполняет юридическое лицо. Декларация с показателями данного неуполномоченного обособленного подразделения подается в ОГНС по местонахождению каждого такого неуполномоченного обособленного подразделения (отделения, филиала), где юридически лицо (налоговый агент) становится на учет.

В реквизитах Декларации указываются данные юридического лица, находящегося на учете за такое неуполномоченное подразделение.

Декларации или печатная копия данных файла на своем последнем листе заверяется:

• — для юридического лица — подписями руководителя юридического лица и главного бухгалтера и удостоверяется печатью;
• — для самозанятого лица (налогового агента) — подписью лица, которое подает Декларацию, а при наличии печати — удостоверяется ею.

Декларация, полученная налоговым органом от налогового агента, заполненная вопреки правилам, а именно: если в ней не указаны обязательные реквизиты, она не подписана соответствующими должностными лицами, не скреплена (в случае наличия) печатью налогового агента, может быть не признана налоговым органом в качестве налоговой декларации. При обращении ОГНС к налоговому агенту с письменным предложением подать новую Декларацию налоговый агент может подать уточняющую Декларацию или обжаловать решение налогового органа в административном либо судебном порядке.